Informacja dotycząca nagrywania rozmów telefonicznych z Działem Obsługi Klienta

Ascensia Diabetes Care Poland sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Aleje Jerozolimskie 142B (dalej: "Ascensia" lub "my") informuje, że rozmowy telefoniczne prowadzone przez pracowników Działu Obsługi Klienta Ascensia są rejestrowane z możliwością ich odsłuchania, o czym rozmówca jest informowany na początku rozmowy. Rozmówca może przerwać połączenie, jeżeli nie wyraża zgody na rejestrowanie rozmowy. W takim przypadku należy skorzystać z innych dostępnych kanałów komunikacji. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na ten temat.

I. Administrator danych

Ascensia jest administratorem danych osobowych pozyskanych w związku z rejestrowaniem przebiegu i treści rozmów telefonicznych z Działem Obsługi Klienta. Z administratorem danych można się skontaktować pisząc na adres e-mail polityka.prywatnosci@ascensia.com. Pod tym samym adresem można się skontaktować z inspektorem ochrony danych w Ascensia, którym jest p. Davide Borelli.

II. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe pozyskane w związku z rejestrowaniem rozmów będą przetwarzane w celu:

• stałego podnoszenia jakości świadczonych usług oraz doskonalenia standardu obsługi klientów Ascensia,
• zapewnienia rozliczalności działań Ascensia (utrwalenie treści oświadczeń woli składanych przez rozmówce w trakcie rozmowy).

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda rozmówcy wyrażona poprzez kontynowanie rozmowy po otrzymaniu informacji w tym przedmiocie od pracownika Działu Obsługi Klienta (art. 6 ust. 1 lit a RODO*). Nagrania, w zakresie, w jakim obejmują utrwalone oświadczenia woli rozmówcy (np. złożenie reklamacji, wyrażenie dodatkowych zgód itp.), mogą być przetwarzane także po wycofaniu zgody, w oparciu o przesłankę prawnie uzasadnionego interesu Ascensia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nasz prawnie uzasadniony interes polega w tym przypadku na konieczności zachowania dowodu na okoliczność złożenia przez rozmówcę oświadczeń, z których wynikać mogą dla Ascensia skutki prawne. Przekazanie jakichkolwiek danych podczas rozmowy z Działem Obsługi Klienta jest dobrowolne, lecz odmowa ich podania może uniemożliwić nam podjęcie oczekiwanych przez rozmówcę działań.

III. Okres przechowywania nagrań

Nagrania rozmów telefonicznych będą przez nas przechowywane przez 45 dni od daty sporządzenia nagrania, chyba że rozmówca wcześniej wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Powyższe ograniczenie nie dotyczy nagrań lub części nagrań, które obejmują utrwalone oświadczenia woli rozmówcy i stanowią dowód np. zawarcia transakcji handlowej, złożenia reklamacji lub wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych i mogą być nam niezbędne do wykazania, że nasze działania są zgodne z obowiązującym prawem.

IV. Odbiorcy danych

Ascensia nie będzie przekazywać nagrań żadnym innym podmiotom, z wyjątkiem podmiotów świadczących dla nas niezbędne usługi związane z obsługą infolinii. Podmioty takie działają na podstawie umowy zawartej z Ascensia, która zobowiązuje je do działania w pełnej zgodności z instrukcjami i poleceniami Ascensia, a także do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Podmioty takie nie mogą wykorzystywać nagrań i zawartych w nich danych osobowych do własnych celów biznesowych.

Informujemy, że nagrania oraz zawarte w nich dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

V. Prawa związane z przetwarzaniem danych

Mają Państwo prawo do dostępu do swoich danych osobowych, prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych osobowych. Realizacja ww. praw odbywa się na warunkach opisanych w przepisach RODO, zatem nie mają one charakteru bezwzględnego i możliwość ich zrealizowania może być uzależniona od konkretnych okoliczności.

W zakresie, w jakim podstawą prawną przetwarzania danych jest Państwa zgoda, przysługuje Państwu prawo do jej wycofania w każdym czasie bez podania przyczyny, jednakże wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przed wycofaniem zgody. W zakresie, w jakim podstawą nagrywania rozmów jest nasz uzasadniony interes, mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, z uwagi na Państwa szczególną sytuację.

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z nami korzystając z adresu polityka.prywatnosci@ascensia.com.

W przypadku uznania, że przetwarzamy dane osobowe niezgodnie z prawem, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2 w Warszawie (www.uodo.gov.pl).

VI. Dodatkowe informacje

W celu uzyskania dodatkowych informacji na temat zasad ochrony danych osobowych przyjętych w Ascensia, prosimy o zapoznanie się z "Polityką Prywatności" dostępną na naszej stronie internetowej: https://www.diabetes.ascensia.pl/polityka-prywatnosci/.

* Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE